Savez-vous les documents commerciaux ?

Les documents commerciaux : définition, types et mentions obligatoires 

      Lorsqu'on parle des documents commerciaux, on parle des pièces justificatives que doit disposer chaque entreprise, quelque soit sa taille ou son cadre juridique. Ces documents construisent une relation de confiance entre le vendeur et l'acheteur comme aussi une arme de défense en cas de conflits. Ils permettent également de sécuriser les transactions et les mouvements commerciaux de l'entreprise. Ces documents sont en nombre de cinq à savoir : le devis, le bon de commande, le bon de livraison, la facture et l'accusée de réception. Dans ce présent article, nous allons vous exposer chaque type, en matière de signification et mentions obligatoires.

SOMMAIRE :

1. Définition
2. Types
3. Mentions obligatoires

1. Définition :

Les documents commerciaux appelés aussi le justificatif est l'ensemble des documents qui permettent d'attester les opérations commerciales quotidiennes de l'entreprise. Tout au long du processus d'achat et de vente, ceux-ci sont adaptés pour garantir le bon déroulement de cette durée. À force qu'ils ne sont pas tous obligatoires, néanmoins présente une grande valeur pour l'entreprise et même le client. Ils restent toujours des preuves en cas de nécessité.

2. Types :

Ces documents sont :

• Le devis :

Est un document rédigé par le fournisseur afin de présenter les différents produits et/ou services offerts avec leur prix. Autrement dit, est une description détaillée de tout ce que l'entreprise dispose en matière de biens et services et qu'elle désire les vendre. Il est fréquemment présenté sous forme d'un tableau comme la facture. Pour résumer, ce document permet à la fois au client et au fournisseur de se mettre d'accord sur la proposition de vente avant qu'elle ne commence.

Le devis se transforme en un contrat s'il est signé par les deux parties.

• Le Bon de commande : 

Le bon de commande est un document saisi par le client afin de communiquer l'ensemble des commandes désirées par ce dernier. La signature de ce document constitue un accord entre les deux parties. Ce document demeure essentiel à l'entreprise plus que le client, car il justifie l'existence d'un contrat de vente.
Le bon de commande permet d'attester l'engagement des deux parties. D'un côté, de l'obligation de fournir les biens demandés (le cas du fournisseur). De l'autre, payer la commande reçue.

• Le bon de livraison :

Après avoir accepté la commande, le fournisseur est tenu d'adresser un bon de livraison en deux exemplaires, un donné au client et une copie qui reste chez lui. Ce document est toujours rattaché à la livraison, il synthétise toutes les marchandises commandées par le client avec leur prix unitaire, quantités et prix total TTC s'il s'agit des biens imposables à la TVA, etc. Ce document prouve que la livraison est bien reçue par le client, donc présente une forte preuve juridique en cas de refus de paiement.

• La facture :

Arrivant enfin au document le plus utile et le plus précieux. Puisque c'est un document à la fois commercial, comptable et juridique.

La facture est obligatoire pour tout type d'entreprise exerçant une activité commerciale ou industrielle, dans le cadre des relations BtoB (Business to Business). Celle-ci permet de saisir régulièrement les opérations comptables. Ainsi, elle permet au créancier (le fournisseur) de constater une créance vis-a-vis du débiteur qui est le client, ce qui va déclencher un paiement de la dette.
Puisque la facture est obligatoire dans l'univers comptable. De ce fait, le client a le droit de réclamer le fournisseur s'il ne lui fournit pas la facture durant la vente.

• L'accusée de réception :

Dans cette étape, le client signe qu'il a bien reçu sa commande avec la quantité demandée au moment de la livraison. Et par le fournisseur lors de règlement de la facture.

Pour le cas du client, la signature se fait sur la facture envoyée par le fournisseur ou en écrivant une lettre (mais c'est rare) ou en signant sur un registre qui mentionne la date, le numéro de facture, le nom du client et la place de signature. Cette étape a pour vocation d'organiser et d'officialiser la démarche de vente.

3. Mentions obligatoires :

Afin de garantir votre transparence commerciale. Certaines mentions doivent incontestablement figurer sur vos documents commerciaux.
Il s'agit principalement des coordonnées de l'entreprise, tels que l'ICE (Identifiant Commun de l'Entreprise), l'IF (Identifiant Fiscal), le RC (Registre de Commerce), l'adresse du siège social de l'entreprise. Et les informations du client, à savoir son nom, son adresse du siège social et les même info indiqués ci-dessus. De plus, on trouve le numéro du document commercial, son type, sa date d'exécution, la désignation des produits ou services, leur quantité, prix unitaire et prix global (TTC ou HT) (sauf l'accusée de réception), le numéro de la TVA et son taux légalement applicable pour le cas de la facture (pour les produits imposables a la TVA). En fin, la signature des deux parties et le cachet.

En effet, il existe d'autres types de documents tels que : les tarifs, les courriers, les documents publicitaires, tickets de caisse, etc. Ils sont tous facultatifs, mais ajoute une valeur aux mouvements commerciaux de l'entreprise.

L'entreprise a le libre droit de créer et nommer ses propres documents commerciaux selon ses besoins et la nature de son activité, ou se débarrasser de tous les types indiqués ci-dessus, puisqu'ils sont toujours facultatifs, sauf la facture.